Структура разделения работ как инструмент управления проектом
Одним из эффективных инструментов управления проектом является структура разбиения работ. Она позволяет определить, какие работы необходимо выполнить для реализации проекта, и установить единую структуру управления этими работами. Структура разбиения работ позволяет участникам проекта и всем заинтересованным лицам достичь ясного представления о конечной продукции проекта и всех работ, необходимых для создания этой продукции.
Автор: Марк Львович Paзу, доктор экономических наук, профессор, заведующий кафедрой управления проектами Государственного университета управления (Москва), заведующий кафедрой общего менеджмента Московской финансово-промышленной академии.
Одним из эффективных инструментов управления проектом является структура разбиения работ (СРР). Она позволяет определить, какие работы необходимо выполнить для реализации проекта, и установить единую структуру управления этими работами.
На самом высоком уровне декомпозиции представлен проект в целом. На самом нижнем уровне изображены единичные работы, иногда называемые пакетом работ или рабочим пакетом. Пакет работ — это квант единица измерения всей деятельности по проекту. Рабочие пакеты закреплены за определенными лицами, имеют четко обозначенные сроки, стоимость и требования к качеству, отражаются в соответствующей документации. Рабочие пакеты — это единицы управления проектом. Они служат информационной базой, первичным элементом учета управления проектом.
В понятие структуры разбиения работ входят:
- структура — совокупность отношений между элементами системы, необходимых и достаточных для достижения цели проекта;
- разбиение — разделение на составные части или категории,на более простые составные части, декомпозиция;
- работа — продолжительное физическое или умственное усилие направленное на достижение результата; деятельность обязанность, функция, операция, выполняемая сотрудником или коллективом; часть трудового процесса, требующего затрат времени и ресурсов.
Структура разбиения работ позволяет участникам проекта и всем заинтересованным лицам достичь ясного представления о конечной продукции проекта и всех работ, необходимых для создания этой продукции. Структура разбиения работ разделяет проект на иерархически связанные управляемые, простые и контролируемые комплексы и пакеты работ, что позволяет достичь необходимого баланса между потребностями управления и оптимальным представлением информации по проекту.
Ключевой ориентацией структуры разбиения работ являются создаваемые результаты которые можно определить как измеримые, осязаемые и проверяемые выходы, продукты, поручаемые вследствие выполнения работ по проекту или отдельной его части. Создаваемые целевые результаты деятельности по проекту составляют в совокупности продукцию проекта.
Для руководства проекта структура разбиения работ является необходимым инструментом так как она позволяет:
- обеспечить достижение целей проекта путем их сравнения с элементами дерева работ различного уровня;
- разложить сложный по содержанию проект на более простые и управляемые составляющие
- создать основу для сетевого моделирования, планирования, распределения ответственности;
- более детально обозначить требования к ресурсам, необходимым для выполнения работ;
- определить структуру данных необходимых, для текущей оценки стоимости продолжительности и качества работ;
- создать основу для управления рисками проекта.
Разработка структуры разбиения работ
Разработка структуры разбиения работ представляет собой декомпозицию проекта на его составляющие. Это осуществляется путей последовательного рассмотрения целей и задач проекта, критериев и ограничений, содержания проекта, технических и потребительских требований и других атрибутов проекта и его продукции. По мере того как появляются дополнительные данные по требованиям к проекту, может быть разработана более детальная структура разбиения работ.
Для создания структуры разбиения работ необходимо придерживаться следующих принципов:
- мысленно охватывать проект в целом ( рассматривать проект как целостную систему, разбивающуюся на нижних уровнях на более мелкие составляющие);
- постоянно иметь в виду создаваемые результаты ( что требуется сделать?);
- всегда думать о конечном результате ( какой вклад осуществляет тот или иной компонент дерева работ в конечные результаты?);
- размышлять в терминах производства или создания результатов ( какие выбрать методы? какие возможны специализированные процессы? какие установить требования к качеству? какие предполагаются проверки и инспекции?).
При разработке дерева работ необходима формализация представления о конечном продукте проекта:
- что он представляет из себя?
- из каких составных частей состоит?
- каким образом составные части работают в единой системе?
- на удовлетворение каких потребностей направлено использование продукции?
Общий процесс создания структуры разбиения работ проекта состоит из следующих шагов:
- Шаг 1. Идентификация конечной продукции проекта ( что должно быть создано и сдано заказчику для достижения цели проекта?) . Тщательное изучение документов содержащих общее описание проекта (например, техническое задание, технический проект, состав работ и пр.).
- Шаг 2. Определение основных производственных результатов проекта, которые могут быть промежуточными результатами, например проектная документация.
- Шаг 3. Декомпозиция основных результатов до уровня, необходимого и достаточного для эффективного контроля за проектом. Такие результаты должны иметь самостоятельные показатели качества и стоимости.
- Шаг 4. Совершенствование дерева работ до тех пор пока оно не будет удовлетворять потребностям всех участников проекта и заинтересованных лиц.